Communicatie, tegenwoordig kan een organisatie niet zonder. Communicatie tussen de personeelsleden, met de partners, de doelgroep en het ‘grote publiek’. Maar het mag dan nog zo vanzelfsprekend lijken – communiceren doen we toch elke dag – in de praktijk veroorzaakt een gebrek aan communicatie een heleboel misverstanden.

Vergaderingen in Senegal kunnen eeuwen duren. Iedereen wil zijn zeg doen, zelfs al herhaalt hij wat één van zijn collega’s aan de tafel al gezegd heeft. Maar je moet iedereen laten (uit)spreken, respect is belangrijker dan efficiëntie. Vooral de uitwisselingen tussen PARPEBA, het waterproject waarvoor ik werk, en de regionale brigadechefs voor water- en boorputten, lijken altijd op een hanengevecht. De brigades zijn gedecentraliseerde staatsstructuren die de water- en boorputten en hun gebruikersorganisaties in iedere regio opvolgen. Als bilateraal project zijn het onze voornaamste partners op lokaal vlak. Ze klagen dat ze nooit of te laat geïnformeerd zijn over de activiteiten van PARPEBA in hun regio en discussiëren altijd een uur over de agenda van de vergadering, voordat de vergadering zelfs maar begonnen is. Het lijkt wel of ze tegen willen werken. Maar natuurlijk zijn er problemen met de communicatie en niet alleen op dat niveau. Misschien dat de brigades het probleem wat opblazen en weinig flexibel zijn, maar het staat vast dat de nieuw gecreëerde unie van gebruikersorganisaties in het aardnotenbekken – de regio’s Diourbel, Fatick en Kaolack – sinds zijn oprichting in december 2007 zich nog niet officieel is gaan voorstellen bij iedere brigade. De brigades waren uitgenodigd bij de oprichting van de unie – niet iedere chef is komen opdagen – maar ze willen per se dat ene officiële gebaar, daar voelen ze zich te belangrijk voor. En dus moet je daar als project rekening mee houden en de nodige voorzorgen nemen om je partners niet voor het hoofd te stoten.

Maar zelfs binnen het project zelf ontstaan er genoeg misverstanden omwille van een slechte of onbestaande communicatie tussen de personeelsleden. De coördinatievergadering met alle personeelsleden (behalve de chauffeurs, een betreurenswaardige uitsluiting want ook zij zouden hun zeg moeten hebben) vindt onregelmatig plaats – gemiddeld één keer om de drie maanden – en volstaat dus niet om alle activiteiten te coördineren. Zo gebeurt het dat het hoofd van de technische afdeling woedend is op de directeur omdat deze laatste beslist heeft omheiningen rond boorsites te plaatsen zonder het hoofd van de technische sectie in te lichten. En dat de afdeling animatie niet op de hoogte is van het in werking stellen van een watertoren door de technische afdeling, zodat de vorming van de gebruikersorganisatie vertraging oploopt en ondertussen de bevolking gretig water aftapt zonder te betalen. Om deze problemen in de toekomst te vermijden vinden nu sinds kort op wekelijkse basis vergaderingen plaats tussen de verschillende afdelingshoofden en de directie om de activiteiten van het project samen te plannen. Om onder andere samen op missie te gaan en geen onnodige organisatorische of personeelskosten te maken.

De communicatie die het beste van al verloopt, is die met de doelgroep. Drie animatoren en twee ingenieurs staan voortdurend in contact met de gebruikersorganisaties. En hoewel ze elkaar soms tegenspreken, volgen er altijd verduidelijkingen achteraf tijdens één of ander informeel moment of een coördinatievergadering. De animatoren geven technische problemen door aan de ingenieurs en de ingenieurs geven organisatorische problemen door aan de animatoren. Ze stellen de directie op de hoogte van problemen op het terrein, zodat die gepast kan reageren. Want communicatie met de doelgroep is één van de belangrijkste activiteiten van het project en het personeel is daartoe opgeleid.

Als vrijwilliger ben ik vooral bezig met de externe communicatie en zichtbaarheid van het project, maar stilaan ben ik me ook gaan bemoeien met de interne communicatie. Want hoe kan je communiceren over iets als je niet op de hoogte bent? Zeker als het je taak is om te communiceren over de activiteiten van het project. En weinig collega’s zien in een bepaalde activiteit een nieuwsbericht voor de website (www.parpeba.sn), terwijl ik alles met mijn journalistieke bril bekijk. Gestructureerde interne communicatie is belangrijk en begint bij het uithangen van het maandprogramma van elke afdeling op het prikbord, wekelijkse planningvergaderingen en maandelijkse coördinatievergaderingen. Het vergt ook een mentaliteitsverandering. En ik, ik blijf een journalist. Ik loop achter de feiten aan en steek mijn neus overal tussen. “Curieuze-neuze-mosterdpot”, zei mijn grootmoeder altijd.